1. Qui sommes-nous
vanadio est un produit de Vanilla Steel GmbH (« nous »). Nous sommes responsable du traitement pour les traitements décrits aux sections 3 et 4, et sous-traitant pour les traitements décrits à la section 5.
Vanilla Steel GmbH
Schönhauser Allee 36
10435 Berlin, Allemagne
Registre du commerce : Amtsgericht Charlottenburg, HRB 218619 B
E-mail : privacy@vanadio.ai
2. Ce que fait vanadio
vanadio est un logiciel destiné aux entreprises du secteur des matériaux industriels. Il classe les e-mails professionnels entrants (par exemple les demandes de devis, les commandes, les réclamations et les appels de livraison), extrait des lignes de commande structurées à partir des demandes et accompagne le processus d’établissement des devis. Il s’adresse aux clients professionnels, et non aux consommateurs.
3. Données traitées lors de votre visite sur ce site web
Hébergement et journaux du serveur
Ce site web est hébergé par Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, États-Unis. Lorsque vous accédez au site, Vercel traite dans des journaux de serveur les données techniques transmises par votre navigateur (adresse IP, date et heure de la requête, page demandée, page de provenance, type et version du navigateur). Ce traitement est nécessaire pour mettre le site à disposition de manière sécurisée et repose sur notre intérêt légitime (art. 6, paragraphe 1, point f) du RGPD). Les données de journal ne sont conservées que le temps nécessaire à la sécurité et à l’exploitation. Vercel agit en qualité de sous-traitant ; il est certifié au titre de l’EU-U.S. Data Privacy Framework, et des clauses contractuelles types s’appliquent en complément. Le site est exploité pour notre compte par EL Industries GmbH, Reiserdorf 147, 92721 Störnstein, Allemagne, en qualité de sous-traitant au sens de l’art. 28 du RGPD.
Politique de confidentialité de Vercel : vercel.com/legal/privacy-notice
Choix de la langue
Le site web est disponible en allemand, en anglais, en français, en espagnol et en italien. Lors de votre première visite, le serveur choisit la langue en fonction du paramètre de langue de votre navigateur et, si celui-ci ne correspond à aucune de ces langues, en fonction du pays déduit de votre adresse IP. Cela se fait au moment de la requête ; rien n’est enregistré à cet effet.
Si vous choisissez une langue dans le menu des langues, votre choix est enregistré pendant un an dans un cookie nommé vanadio-lang, afin que le site s’ouvre dans cette langue lors de votre prochaine visite. Ce cookie est strictement nécessaire pour fournir la fonction que vous avez demandée (§ 25, al. 2, n° 2 TDDDG) et n’est utilisé ni à des fins de suivi ni à des fins d’analyse.
Paramètres enregistrés dans votre navigateur
Le site enregistre deux paramètres dans le stockage local de votre navigateur : vanadio-theme (affichage clair ou sombre, si vous le modifiez) et vanadio-pre (indique que la courte animation d’ouverture a déjà été affichée). Tous deux sont nécessaires aux fonctions que vous utilisez et ne sont lus ni par nous ni par des tiers (§ 25, al. 2, n° 2 TDDDG).
Reconnaissance des visiteurs (Leadinfo)
Nous utilisons Leadinfo, un service de reconnaissance des visiteurs fourni par Leadinfo B.V., société établie aux Pays-Bas, qui agit pour notre compte en qualité de sous-traitant. Leadinfo compare l’adresse IP de votre requête avec des données d’entreprises accessibles au public afin d’identifier l’organisation dont provient une visite, ainsi que les pages consultées. Le service est configuré pour fonctionner sans cookies : il ne dépose aucun cookie, ne procède à aucune prise d’empreinte numérique de l’appareil, et aucun enregistrement d’écran ni suivi de formulaire n’est activé. Il ne vous identifie pas en tant que personne physique, et nous ne cherchons pas à rattacher une visite à une personne nommément identifiée. La base juridique est notre intérêt légitime à savoir quelles entreprises s’intéressent à notre produit (art. 6, paragraphe 1, point f) du RGPD). Les données sont traitées au sein de l’UE.
Vous pouvez vous opposer à tout moment à ce traitement en vertu de l’art. 21 du RGPD en écrivant à privacy@vanadio.ai. Nous exclurons alors votre organisation de toute reconnaissance ultérieure.
Statistiques d’utilisation (Vercel Web Analytics)
Nous utilisons Vercel Web Analytics, un service de Vercel Inc. (adresse ci-dessus), pour compter les pages vues et analyser l’utilisation du site de manière agrégée. Ce service ne dépose aucun cookie et n’enregistre rien sur votre appareil. Au lieu d’un identifiant, une empreinte (hash) est calculée à partir de la requête entrante ; elle est supprimée au bout de 24 heures. Sont enregistrés la page consultée, la page de provenance, l’heure, la localisation approximative (pays, région, ville), le navigateur, le système d’exploitation et le type d’appareil. Ces données ne permettent pas de vous identifier et ne sont exploitées que sous forme de statistiques agrégées. La base juridique est notre intérêt légitime à comprendre et à améliorer l’utilisation du site (art. 6, paragraphe 1, point f) du RGPD). Vercel agit en tant que sous-traitant ; la société est certifiée au titre de l’EU-U.S. Data Privacy Framework, et des clauses contractuelles types s’appliquent en complément. Vous pouvez vous opposer à tout moment à ce traitement conformément à l’art. 21 du RGPD en écrivant à privacy@vanadio.ai.
Polices et contenus externes
Les polices sont servies depuis notre propre serveur. Aucune requête n’est adressée à des services de polices tiers, et le site ne charge aucun contenu provenant de réseaux sociaux ou de plateformes vidéo.
4. Données traitées lorsque vous nous contactez
Formulaire de démo
Si vous envoyez le formulaire de démo, nous traitons votre nom, votre adresse e-mail professionnelle, votre numéro de téléphone (facultatif), le nombre de demandes par jour que vous sélectionnez et votre message (facultatif), afin de vous répondre et d’organiser une démo (art. 6, paragraphe 1, point b) du RGPD, mesures précontractuelles). Les données du formulaire sont transmises par notre site web à Brevo (Sendinblue SAS, 17 rue de Salneuve, 75017 Paris, France), qui nous les remet sous forme d’e-mail. Brevo agit en qualité de sous-traitant ; le traitement a lieu dans l’UE. Les données du formulaire ne sont pas enregistrées dans une base de données : elles nous parviennent uniquement par e-mail et sont conservées le temps nécessaire au traitement de votre demande et au respect des obligations légales de conservation.
Politique de confidentialité de Brevo : brevo.com/legal/privacypolicy
Si vous nous écrivez par e-mail, nous traitons votre adresse e-mail, votre nom et le contenu de votre message afin de vous répondre (art. 6, paragraphe 1, points b) et f) du RGPD). Nous conservons cette correspondance le temps nécessaire au traitement de la demande et au respect des obligations légales de conservation.
Réservation d’un créneau dans notre agenda
Si vous utilisez le lien pour réserver un créneau dans notre agenda, vous quittez ce site web pour la page de prise de rendez-vous de Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande). Les données que vous y saisissez sont traitées par Google pour notre compte afin de planifier le rendez-vous (art. 6, paragraphe 1, point b) du RGPD). Politique de confidentialité de Google : policies.google.com/privacy
5. Données traitées dans la plateforme vanadio et le complément Outlook
Lorsqu’un client connecte vanadio à son environnement Microsoft 365, vanadio accède aux données de la boîte aux lettres via les API Microsoft, avec le consentement de l’administrateur du client et dans la limite des autorisations accordées dans Microsoft Entra ID (Azure AD). L’accès au contenu de la boîte aux lettres se fait en lecture seule, et nous ne modifions ni ne supprimons quoi que ce soit dans la boîte aux lettres. Les messages classés comme pertinents (par exemple les demandes de devis) sont stockés et traités dans notre infrastructure située dans l’UE afin que nous puissions les extraire et les structurer ; les autres messages ne sont pas conservés.
Pour ce traitement, nous agissons en qualité de sous-traitant pour le compte de notre client (le responsable du traitement), dans le cadre d’un accord de traitement des données conformément à l’art. 28 du RGPD. Les détails, y compris les catégories de données, sont définis dans l’accord de traitement des données. En résumé :
- Finalité : classification des e-mails entrants, extraction de données structurées à partir des demandes commerciales et accompagnement du processus d’établissement des devis du client.
- Catégories de données : métadonnées des e-mails (expéditeur, destinataire, horodatages, objet) et contenu de la correspondance commerciale, y compris les pièces jointes, qui peuvent contenir les coordonnées des partenaires commerciaux du client.
- Hébergement : l’ensemble du traitement a lieu sur des serveurs situés dans l’Union européenne.
- Sous-traitant ultérieur IA : la classification et l’extraction s’appuient sur l’API de grand modèle de langage d’OpenAI, appelée avec résidence des données dans l’UE, de sorte que le contenu est traité dans l’Union européenne. Les entrées et les sorties ne sont pas stockées au repos (zero data retention) et ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles.
- Aucun entraînement au profit de tiers sans consentement : les données des clients ne sont pas utilisées pour entraîner ou améliorer des modèles mis à la disposition d’autres clients sans l’accord explicite du client.
- Séparation des tenants : les clients standard sont séparés logiquement au sein d’une base de données partagée ; les clients grands comptes peuvent demander une base de données dédiée. Les données de clients différents ne sont jamais mélangées.
Si vous êtes salarié ou partenaire commercial de l’un de nos clients et avez des questions sur ce traitement, veuillez d’abord contacter le client (le responsable du traitement) ; nous l’aidons à répondre aux demandes des personnes concernées.
6. Sous-traitants ultérieurs et destinataires
Nous faisons appel à un petit nombre de prestataires de services dans le cadre de contrats conformes à l’art. 28 du RGPD. Le contenu des clients est traité principalement au sein de l’Union européenne. Nos principaux sous-traitants ultérieurs sont :
- Google Cloud (hébergement et puissance de calcul ; région UE, Francfort et Berlin).
- OpenAI (classification et extraction par IA ; résidence des données dans l’UE, zero data retention, aucune utilisation pour l’entraînement de modèles).
- Dropbox (échange sécurisé des fichiers que vous fournissez lors de la mise en place ; fichiers stockés dans l’UE, avec des métadonnées limitées aux États-Unis).
Lorsque des transferts résiduels limités vers les États-Unis ont lieu (par exemple pour certaines métadonnées ou un routage API de repli), ils sont encadrés par les clauses contractuelles types de l’UE. La liste complète et à jour des sous-traitants ultérieurs est disponible sur demande à privacy@vanadio.ai et figure en annexe de l’accord de traitement des données.
Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les partageons pas à des fins publicitaires.
7. Conservation et suppression
Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire aux finalités ci-dessus ou dans la mesure exigée par la loi. Pour les données de la plateforme, la conservation est régie par l’accord de traitement des données : à la fin du contrat, les données du client sont restituées ou supprimées conformément à notre politique de suppression établie selon le RGPD.
8. Sécurité
Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment le chiffrement en transit et au repos, une séparation stricte des tenants, des contrôles d’accès fondés sur les rôles et la journalisation. Vous trouverez plus de détails sur notre page Sécurité. La certification ISO 27001 est en cours.
9. Vos droits
En vertu du RGPD, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement et de portabilité des données, ainsi que du droit de vous opposer au traitement fondé sur des intérêts légitimes. Vous pouvez nous joindre à l’adresse privacy@vanadio.ai. Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ; l’autorité compétente à notre égard est la Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Berlin, Allemagne.
10. Modifications de la présente politique
Nous mettons à jour la présente politique lorsque nos traitements ou le cadre juridique évoluent. La date indiquée en haut de page correspond à la dernière révision.