1. Chi siamo
vanadio è un prodotto di Vanilla Steel GmbH («noi»). Siamo titolari del trattamento per i trattamenti descritti nelle sezioni 3 e 4 e responsabili del trattamento per quelli descritti nella sezione 5.
Vanilla Steel GmbH
Schönhauser Allee 36
10435 Berlin, Germania
Registro delle imprese: Amtsgericht Charlottenburg, HRB 218619 B
E-mail: privacy@vanadio.ai
2. Che cosa fa vanadio
vanadio è un software per le aziende del settore dei materiali industriali. Classifica le e-mail commerciali in arrivo (ad esempio richieste di offerta, ordini, reclami e ordini a chiamata), estrae in forma strutturata le singole posizioni dalle richieste e supporta il processo di offerta. È destinato a clienti aziendali, non a consumatori.
3. Dati trattati quando visitate questo sito web
Hosting e log del server
Questo sito web è ospitato da Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA. Quando accedete al sito, Vercel tratta nei log del server i dati tecnici trasmessi dal vostro browser (indirizzo IP, data e ora della richiesta, pagina richiesta, pagina di provenienza, tipo e versione del browser). Ciò è necessario per fornire il sito in modo sicuro e si basa sul nostro legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR). I dati di log sono conservati solo per il tempo necessario a fini di sicurezza e operativi. Vercel agisce in qualità di responsabile del trattamento; è certificata ai sensi dell’EU-U.S. Data Privacy Framework e si applicano inoltre le clausole contrattuali standard. Il sito è gestito per nostro conto da EL Industries GmbH, Reiserdorf 147, 92721 Störnstein, Germania, in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
Informativa sulla privacy di Vercel: vercel.com/legal/privacy-notice
Selezione della lingua
Il sito web è disponibile in tedesco, inglese, francese, spagnolo e italiano. Alla prima visita, il server sceglie la lingua in base all’impostazione della lingua del vostro browser e, se questa non corrisponde a nessuna di tali lingue, in base al paese ricavato dal vostro indirizzo IP. Ciò avviene al momento della richiesta; a tal fine non viene memorizzato nulla.
Se scegliete una lingua nel menu delle lingue, la vostra scelta viene memorizzata per un anno in un cookie denominato vanadio-lang, in modo che alla visita successiva il sito si apra in quella lingua. Questo cookie è strettamente necessario per fornire la funzione da voi richiesta (§ 25, comma 2, n. 2 TDDDG) e non viene utilizzato a fini di tracciamento o di analisi.
Impostazioni memorizzate nel vostro browser
Il sito memorizza due impostazioni nella memoria locale (local storage) del vostro browser: vanadio-theme (visualizzazione chiara o scura, se la modificate) e vanadio-pre (il fatto che la breve animazione iniziale sia già stata mostrata). Entrambe sono necessarie per funzioni che utilizzate e non vengono lette né da noi né da terzi (§ 25, comma 2, n. 2 TDDDG).
Riconoscimento dei visitatori (Leadinfo)
Utilizziamo Leadinfo, un servizio di riconoscimento dei visitatori fornito da Leadinfo B.V., società con sede nei Paesi Bassi, che agisce per nostro conto in qualità di responsabile del trattamento. Leadinfo confronta l’indirizzo IP della vostra richiesta con dati aziendali pubblicamente disponibili al fine di identificare l’organizzazione da cui proviene una visita, insieme alle pagine visualizzate. Il servizio è configurato per funzionare senza cookie: non imposta cookie, non effettua alcun fingerprinting del dispositivo e non sono attivate né la registrazione dello schermo né il tracciamento dei moduli. Non vi identifica come persona fisica e non cerchiamo in alcun modo di collegare una visita a una persona identificata per nome. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a sapere quali aziende sono interessate al nostro prodotto (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR). I dati sono trattati all’interno dell’UE.
Potete opporvi in qualsiasi momento a questo trattamento ai sensi dell’art. 21 GDPR scrivendo a privacy@vanadio.ai. In tal caso escluderemo la vostra organizzazione da ogni ulteriore riconoscimento.
Statistiche di utilizzo (Vercel Web Analytics)
Utilizziamo Vercel Web Analytics, un servizio di Vercel Inc. (indirizzo sopra), per contare le visualizzazioni di pagina e analizzare l’uso del sito in forma aggregata. Il servizio non imposta cookie e non memorizza nulla sul vostro dispositivo. Al posto di un identificativo, dalla richiesta in arrivo viene calcolato un valore hash, che viene eliminato dopo 24 ore. Vengono registrati la pagina visitata, la pagina di provenienza, l’orario, la posizione approssimativa (paese, regione, città), il browser, il sistema operativo e il tipo di dispositivo. I dati non consentono di risalire a voi e vengono valutati solo come statistiche aggregate. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a comprendere e migliorare l’uso del sito (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR). Vercel agisce in qualità di responsabile del trattamento; è certificata ai sensi dell’EU-U.S. Data Privacy Framework e si applicano inoltre clausole contrattuali standard. Potete opporvi a questo trattamento in qualsiasi momento ai sensi dell’art. 21 GDPR scrivendo a privacy@vanadio.ai.
Font e contenuti esterni
I font sono forniti dal nostro server. Non vengono effettuate richieste a servizi di font di terzi e il sito non carica contenuti da social network o piattaforme video.
4. Dati trattati quando ci contattate
Modulo per la demo
Se inviate il modulo per la demo, trattiamo il vostro nome, l’indirizzo e-mail aziendale, il numero di telefono facoltativo, il numero di richieste al giorno da voi selezionato e il vostro messaggio facoltativo, al fine di rispondervi e di organizzare una demo (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR, misure precontrattuali). I dati del modulo vengono trasmessi dal nostro sito web a Brevo (Sendinblue SAS, 17 rue de Salneuve, 75017 Paris, Francia), che ce li recapita sotto forma di e-mail. Brevo agisce in qualità di responsabile del trattamento; il trattamento avviene nell’UE. I dati del modulo non vengono memorizzati in una banca dati: ci pervengono esclusivamente come e-mail e sono conservati per il tempo necessario a gestire la vostra richiesta e ad adempiere agli obblighi legali di conservazione.
Informativa sulla privacy di Brevo: brevo.com/legal/privacypolicy
Se ci scrivete un’e-mail, trattiamo il vostro indirizzo e-mail, il vostro nome e il contenuto del vostro messaggio per rispondervi (art. 6, par. 1, lett. b) e f) GDPR). Conserviamo questa corrispondenza per il tempo necessario a gestire la questione e ad adempiere agli obblighi legali di conservazione.
Prenotazione di un appuntamento nel nostro calendario
Se utilizzate il link per prenotare un appuntamento nel nostro calendario, lasciate questo sito web e accedete alla pagina di prenotazione di Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanda). I dati che inserite in tale pagina sono trattati da Google per nostro conto al fine di fissare l’appuntamento (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR). Informativa sulla privacy di Google: policies.google.com/privacy
5. Dati trattati nella piattaforma vanadio e nel componente aggiuntivo per Outlook
Quando un cliente collega vanadio al proprio ambiente Microsoft 365, vanadio accede ai dati della casella di posta tramite le API di Microsoft, con il consenso dell’amministratore del cliente ed entro i limiti delle autorizzazioni concesse in Microsoft Entra ID (Azure AD). L’accesso al contenuto della casella di posta avviene in sola lettura e non modifichiamo né cancelliamo nulla nella casella di posta. I messaggi classificati come rilevanti (ad esempio le RFQ) vengono memorizzati e trattati nella nostra infrastruttura nell’UE, in modo da poterli estrarre e strutturare; gli altri messaggi non vengono conservati.
Per questo trattamento agiamo in qualità di responsabile del trattamento per conto del nostro cliente (il titolare del trattamento), sulla base di un accordo sul trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 GDPR. I dettagli, comprese le categorie di dati, sono definiti nel DPA. In sintesi:
- Finalità: classificazione delle e-mail in arrivo, estrazione di dati strutturati dalle richieste commerciali e supporto del processo di offerta del cliente.
- Categorie di dati: metadati delle e-mail (mittente, destinatario, data e ora, oggetto) e contenuto della corrispondenza commerciale, inclusi gli allegati, che possono contenere i dati di contatto dei partner commerciali del cliente.
- Hosting: tutti i trattamenti avvengono su server situati nell’Unione europea.
- Sub-responsabile per l’AI: la classificazione e l’estrazione utilizzano l’API per modelli linguistici di grandi dimensioni di OpenAI, richiamata con residenza dei dati nell’UE, in modo che i contenuti siano trattati nell’Unione europea. Input e output non vengono memorizzati in modo persistente (zero data retention) e non vengono utilizzati per addestrare modelli.
- Nessun addestramento per altri senza consenso: i dati del cliente non vengono utilizzati per addestrare o migliorare modelli messi a disposizione di altri clienti senza l’esplicito consenso del cliente.
- Separazione dei tenant: i clienti standard sono separati logicamente all’interno di una banca dati condivisa; i clienti enterprise possono richiedere una banca dati dedicata. I dati di clienti diversi non vengono mai mescolati.
Se siete dipendenti o partner commerciali di uno dei nostri clienti e avete domande su questo trattamento, vi preghiamo di rivolgervi in primo luogo al cliente (il titolare del trattamento); lo supportiamo nel dare riscontro alle richieste degli interessati.
6. Sub-responsabili e destinatari
Ci avvaliamo di un numero ridotto di fornitori di servizi sulla base di contratti ai sensi dell’art. 28 GDPR. I contenuti dei clienti sono trattati principalmente all’interno dell’Unione europea. I nostri principali sub-responsabili del trattamento sono:
- Google Cloud (hosting e capacità di calcolo; regione UE, Francoforte e Berlino).
- OpenAI (classificazione ed estrazione tramite AI; residenza dei dati nell’UE, zero data retention, nessun utilizzo per l’addestramento di modelli).
- Dropbox (scambio sicuro di file per i dati da voi forniti durante la configurazione; file memorizzati nell’UE, con metadati limitati negli Stati Uniti).
Laddove si verifichino limitati trasferimenti residui verso gli Stati Uniti (ad esempio determinati metadati o l’instradamento di riserva delle chiamate API), questi sono coperti dalle clausole contrattuali standard dell’UE. L’elenco completo e aggiornato dei sub-responsabili è disponibile su richiesta all’indirizzo privacy@vanadio.ai ed è allegato al DPA.
Non vendiamo dati personali e non li condividiamo a fini pubblicitari.
7. Conservazione e cancellazione
Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario alle finalità sopra indicate o per il tempo previsto dalla legge. Per i dati della piattaforma, la conservazione è disciplinata dal DPA: alla cessazione dell’accordo, i dati del cliente vengono restituiti o cancellati in conformità al nostro piano di cancellazione ai sensi del GDPR.
8. Sicurezza
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui la crittografia dei dati in transito e a riposo, una rigorosa separazione dei tenant, controlli di accesso basati sui ruoli e la registrazione dei log. Maggiori dettagli sono disponibili nella nostra pagina sulla sicurezza. La certificazione ISO 27001 è in corso.
9. I vostri diritti
Ai sensi del GDPR avete il diritto di accesso, di rettifica, di cancellazione, di limitazione del trattamento, alla portabilità dei dati e di opporvi al trattamento basato sul legittimo interesse. Potete contattarci all’indirizzo privacy@vanadio.ai. Avete inoltre il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo; l’autorità competente nei nostri confronti è la Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Berlino, Germania.
10. Modifiche alla presente informativa
Aggiorniamo la presente informativa quando cambiano i nostri trattamenti o il quadro normativo. La data indicata in alto corrisponde all’ultima revisione.