1. Wer wir sind
vanadio ist ein Produkt der Vanilla Steel GmbH („wir“, „uns“). Für die in den Abschnitten 3 und 4 beschriebenen Verarbeitungen sind wir Verantwortlicher, für die in Abschnitt 5 beschriebene Verarbeitung sind wir Auftragsverarbeiter.
Vanilla Steel GmbH
Schönhauser Allee 36
10435 Berlin, Deutschland
Handelsregister: Amtsgericht Charlottenburg, HRB 218619 B
E-Mail: privacy@vanadio.ai
2. Was vanadio macht
vanadio ist Software für Unternehmen aus dem Bereich Industriematerialien. Es klassifiziert eingehende geschäftliche E-Mails (zum Beispiel Angebotsanfragen, Bestellungen, Reklamationen und Abrufe), extrahiert strukturierte Positionen aus Anfragen und unterstützt den Angebotsprozess. vanadio wird Geschäftskunden angeboten, nicht Verbrauchern.
3. Datenverarbeitung beim Besuch dieser Website
Hosting und Server-Logfiles
Diese Website wird bei der Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA, gehostet. Wenn Sie die Website aufrufen, verarbeitet Vercel die technischen Daten, die Ihr Browser übermittelt (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Seite, verweisende Seite, Browsertyp und -version), in Server-Logfiles. Dies ist für die sichere Auslieferung der Website erforderlich und beruht auf unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie es für Sicherheit und Betrieb erforderlich ist. Vercel ist als Auftragsverarbeiter tätig; das Unternehmen ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten Standardvertragsklauseln. Die Website wird für uns von der EL Industries GmbH, Reiserdorf 147, 92721 Störnstein, Deutschland, als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO betrieben.
Datenschutzhinweise von Vercel: vercel.com/legal/privacy-notice
Sprachauswahl
Die Website ist auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch verfügbar. Bei Ihrem ersten Besuch wählt der Server die Sprache anhand der Spracheinstellung Ihres Browsers und, falls diese keiner dieser Sprachen entspricht, anhand des aus Ihrer IP-Adresse abgeleiteten Landes. Dies geschieht im Moment der Anfrage; dafür wird nichts gespeichert.
Wenn Sie im Sprachmenü eine Sprache auswählen, wird Ihre Auswahl für ein Jahr in einem Cookie mit dem Namen vanadio-lang gespeichert, damit sich die Website bei Ihrem nächsten Besuch in dieser Sprache öffnet. Dieses Cookie ist unbedingt erforderlich, um die von Ihnen gewünschte Funktion bereitzustellen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), und wird nicht für Tracking oder Analysen verwendet.
Im Browser gespeicherte Einstellungen
Die Website speichert zwei Einstellungen im lokalen Speicher (Local Storage) Ihres Browsers: vanadio-theme (helle oder dunkle Darstellung, falls Sie diese umschalten) und vanadio-pre (dass die kurze Eröffnungsanimation bereits angezeigt wurde). Beide werden für Funktionen benötigt, die Sie nutzen, und werden weder von uns noch von Dritten ausgelesen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
Besuchererkennung (Leadinfo)
Wir nutzen Leadinfo, einen Dienst zur Besuchererkennung der Leadinfo B.V., eines in den Niederlanden ansässigen Unternehmens, das als Auftragsverarbeiter in unserem Auftrag tätig ist. Leadinfo gleicht die IP-Adresse Ihrer Anfrage mit öffentlich verfügbaren Unternehmensdaten ab, um die Organisation zu ermitteln, von der ein Besuch ausgeht, zusammen mit den aufgerufenen Seiten. Der Dienst ist für einen cookielosen Betrieb konfiguriert: Er setzt keine Cookies, führt kein Device Fingerprinting durch, und weder Bildschirmaufzeichnung noch Formular-Tracking sind aktiviert. Er identifiziert Sie nicht als natürliche Person, und wir unternehmen keinen Versuch, einen Besuch einer namentlich bekannten Person zuzuordnen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse daran, zu erfahren, welche Unternehmen sich für unser Produkt interessieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden innerhalb der EU verarbeitet.
Sie können dieser Verarbeitung jederzeit nach Art. 21 DSGVO widersprechen, indem Sie an privacy@vanadio.ai schreiben. Wir schließen Ihre Organisation dann von der weiteren Erkennung aus.
Nutzungsstatistik (Vercel Web Analytics)
Wir nutzen Vercel Web Analytics, einen Dienst der Vercel Inc. (Anschrift oben), um Seitenaufrufe zu zählen und die Nutzung der Website in zusammengefasster Form auszuwerten. Der Dienst setzt keine Cookies und speichert nichts auf Ihrem Gerät. Statt einer Kennung wird aus der eingehenden Anfrage ein Hashwert gebildet, der nach 24 Stunden verworfen wird. Erfasst werden die aufgerufene Seite, die verweisende Seite, der Zeitpunkt, der ungefähre Standort (Land, Region, Stadt), Browser, Betriebssystem und Gerätetyp. Die Daten lassen sich nicht auf Sie zurückführen und werden nur als zusammengefasste Statistik ausgewertet. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse daran, die Nutzung der Website zu verstehen und zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Vercel ist als Auftragsverarbeiter tätig; das Unternehmen ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten Standardvertragsklauseln. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit nach Art. 21 DSGVO widersprechen, indem Sie an privacy@vanadio.ai schreiben.
Schriftarten und externe Inhalte
Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es werden keine Anfragen an Schriftartendienste Dritter gestellt, und die Website lädt keine Inhalte von sozialen Netzwerken oder Videoplattformen.
4. Datenverarbeitung bei Ihrer Kontaktaufnahme
Demo-Formular
Wenn Sie das Demo-Formular absenden, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer (optional), die von Ihnen ausgewählte Anzahl an Anfragen pro Tag und Ihre Nachricht (optional), um Ihnen zu antworten und eine Demo zu vereinbaren (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertragliche Maßnahmen). Unsere Website übermittelt die Formulardaten an Brevo (Sendinblue SAS, 17 rue de Salneuve, 75017 Paris, Frankreich), das sie uns als E-Mail zustellt. Brevo ist als Auftragsverarbeiter tätig; die Verarbeitung findet in der EU statt. Die Formulardaten werden nicht in einer Datenbank gespeichert: Sie erreichen uns ausschließlich als E-Mail und werden so lange aufbewahrt, wie es zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
Datenschutzhinweise von Brevo: brevo.com/legal/privacypolicy
Wenn Sie uns eine E-Mail senden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihnen zu antworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Wir bewahren diese Korrespondenz so lange auf, wie es zur Bearbeitung des Anliegens und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
Terminbuchung in unserem Kalender
Wenn Sie den Link zur Buchung eines Termins in unserem Kalender nutzen, verlassen Sie diese Website und gelangen auf die Terminseite von Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Die Daten, die Sie dort eingeben, verarbeitet Google für uns, um den Termin zu vereinbaren (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Datenschutzhinweise von Google: policies.google.com/privacy
5. Datenverarbeitung in der vanadio-Plattform und im Outlook-Add-in
Wenn ein Kunde vanadio mit seiner Microsoft-365-Umgebung verbindet, greift vanadio mit Zustimmung des Administrators des Kunden und im Rahmen der in Microsoft Entra ID (Azure AD) erteilten Berechtigungen über Microsoft-APIs auf Postfachdaten zu. Der Zugriff auf Postfachinhalte erfolgt nur lesend, und wir verändern oder löschen nichts im Postfach. Als relevant klassifizierte Nachrichten (zum Beispiel Angebotsanfragen) werden in unserer EU-Infrastruktur gespeichert und verarbeitet, damit wir sie extrahieren und strukturieren können; andere Nachrichten werden nicht aufbewahrt.
Für diese Verarbeitung sind wir als Auftragsverarbeiter im Auftrag unseres Kunden (des Verantwortlichen) auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO tätig. Einzelheiten, einschließlich der Datenkategorien, sind im AVV festgelegt. Zusammengefasst:
- Zweck: Klassifizierung eingehender E-Mails, Extraktion strukturierter Daten aus geschäftlichen Anfragen und Unterstützung des Angebotsprozesses des Kunden.
- Datenkategorien: E-Mail-Metadaten (Absender, Empfänger, Zeitstempel, Betreff) und der Inhalt geschäftlicher Korrespondenz einschließlich Dateianhängen, die Kontaktdaten der Geschäftspartner des Kunden enthalten können.
- Hosting: Die gesamte Verarbeitung findet auf Servern in der Europäischen Union statt.
- KI-Unterauftragsverarbeiter: Für Klassifizierung und Extraktion wird die API für große Sprachmodelle von OpenAI genutzt, die mit EU-Datenresidenz aufgerufen wird, sodass Inhalte in der Europäischen Union verarbeitet werden. Eingaben und Ausgaben werden nicht dauerhaft gespeichert (Zero Data Retention) und nicht zum Training von Modellen verwendet.
- Kein Training für andere ohne Zustimmung: Kundendaten werden ohne die ausdrückliche Zustimmung des Kunden nicht verwendet, um Modelle zu trainieren oder zu verbessern, die anderen Kunden zur Verfügung gestellt werden.
- Mandantentrennung: Standardkunden sind innerhalb einer gemeinsamen Datenbank logisch voneinander getrennt; Enterprise-Kunden können eine eigene Datenbank anfordern. Daten verschiedener Kunden werden niemals vermischt.
Wenn Sie Beschäftigte oder Geschäftspartner eines unserer Kunden sind und Fragen zu dieser Verarbeitung haben, wenden Sie sich bitte zunächst an den Kunden (den Verantwortlichen); wir unterstützen ihn bei der Beantwortung von Anfragen betroffener Personen.
6. Unterauftragsverarbeiter und Empfänger
Wir setzen eine kleine Zahl von Dienstleistern auf Grundlage von Verträgen nach Art. 28 DSGVO ein. Kundeninhalte werden vorrangig innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Unsere wichtigsten Unterauftragsverarbeiter sind:
- Google Cloud (Hosting und Rechenleistung; EU-Region, Frankfurt und Berlin).
- OpenAI (KI-Klassifizierung und -Extraktion; EU-Datenresidenz, Zero Data Retention, keine Verwendung zum Training von Modellen).
- Dropbox (sicherer Dateiaustausch für Daten, die Sie bei der Einrichtung bereitstellen; Speicherung der Dateien in der EU, begrenzte Metadaten in den USA).
Soweit es in begrenztem Umfang zu verbleibenden Übermittlungen in die Vereinigten Staaten kommt (zum Beispiel bei bestimmten Metadaten oder beim Fallback-Routing von API-Aufrufen), sind diese durch EU-Standardvertragsklauseln abgedeckt. Die aktuelle vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter erhalten Sie auf Anfrage über privacy@vanadio.ai; sie ist dem AVV als Anlage beigefügt.
Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.
7. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die oben genannten Zwecke erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Für Plattformdaten richtet sich die Speicherdauer nach dem AVV: Bei Beendigung des Vertrags werden Kundendaten gemäß unserem Löschkonzept nach DSGVO zurückgegeben oder gelöscht.
8. Sicherheit
Wir treffen dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, darunter Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand, strikte Mandantentrennung, rollenbasierte Zugriffskontrollen und Protokollierung. Weitere Einzelheiten finden Sie auf unserer Sicherheitsseite. Die Zertifizierung nach ISO 27001 ist in Vorbereitung.
9. Ihre Rechte
Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, einer auf berechtigten Interessen beruhenden Verarbeitung zu widersprechen. Sie erreichen uns unter privacy@vanadio.ai. Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren; die für uns zuständige Behörde ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Berlin, Deutschland.
10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich unsere Verarbeitung oder der rechtliche Rahmen ändert. Das Datum oben zeigt den Stand der letzten Überarbeitung.